Mengenal Fungsi Faktur di KFTD, Pelanggan Wajib Baca!

KFTD – Dalam bertransaksi, perusahaan biasanya menggunakan faktur sebagai bukti pencatatan. Faktur adalah suatu dokumen komersial yang merinci transaksi antara pembeli dan penjual. 

Baik transaksi pembelian secara tunai maupun kredit, sama-sama membutuhkan faktur lho. Dalam masyarakat umum, faktur juga dikenal sebagai kwitansi, tagihan atau faktur penjualan.

Fungsi Faktur


Namun, fungsi faktur tidak hanya sebagai perinci transaksi, berikut beberapa fungsi lain dari faktur.

1. Fungsi Pengendalian Akuntansi


Fungsi pengendalian akuntansi ini tertera pada jumlah total biaya atau produk  pada faktur. Total biaya atau produk yang jatuh sesuai tempo dapat disebut hutang untuk pembeli, dan piutang untuk penjual


2. Fungsi Kontrol Internal


Faktur sangat penting dalam pengendalian akuntansi internal perusahaan. Terutama dalam masalah perpajakan, orang dalam perusahaan harus bertanggungjawab atas kesepakatan yang telah dibuat.

Bagian audit juga perlu memastikan faktur dimasukkan ke dalam periode akuntansi yang tepat ketika menguji pemotongan biaya.

Alur Penerbitan Faktur di KFTD


Setelah mengetahui fungsi faktur secara umum, sekarang saatnya Anda tahu fungsi dan proses penerbitan faktur di sistem penjualan PT Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)

1. Validasi Surat Pesanan Pelanggan


Supervisor Penjualan dan Apoteker Penanggungjawab memverifikasi Surat Pesanan (SP) pelanggan. SP pelanggan yang diterima dalam waktu (tanggal dan jam) yang sama tidak diperkenankan untuk dipecah menjadi dua atau lebih dengan tujuan apapun, tanpa permintaan dari pelanggan yang bersangkutan.

2. Input Produk ke Sistem Teknologi Informasi (TI)


Jumlah produk yang di-input harus sesuai dengan permintaan pelanggan. Kecuali produk yang dipesan melebihi kapasitas satu lembar faktur KFTD (nilai transaksi minimal Rp  150 ribu), dan persediaan barang tidak mencukupi, sehingga harus dilayani menyusul.

3. Verifikasi Penanggungjawab


Setiap faktur yang akan diterbitkan harus diperiksa kesesuaiannya dan ditandatangani oleh Penanggung Jawab Perusahaan Besar Farmasi (PBF), supervisor penjualan, dan branch manager.

4. Faktur Dicetak Fakturis


Faktur yang telah dicetak harus diperiksa Supervisor Penjualan untuk menghindari adanya kesalahan. Faktur diterbitkan 5 lembar. Yakni faktur 1 asli untuk penagihan, 2  faktur copy untuk arsip pelanggan, 1 faktur copy untuk arsip Gudang, dan arsip TU.

5. Pihak Logistik Memproses Pesanan


Setelah faktur dicetak, pihak logistik baru bisa memproses pesanan. Pihak logistik akan memeriksa ketersediaan barang, dan mencetak Surat Keluar Barang (SKB), jika barang yang dipesan tersedia di gudang.

Content Writer: Rida Ayu Nabila
Graphic Design: Ayuni Widya K